Инвентаризация основных средств для ООО Культурная пицца (Додо Пицца)

Клиент 

Клиент, обратившийся в нашу компанию - ООО Культурная пицца. Это известная сеть пиццерий под брендом ДОДО, активно развивающаяся с 2011 года. Многие процессы компании уже автоматизированы, но вопросы инвентаризации оборудования стали волновать клиента при развитии своей сети до 3-х точек в городе Санкт-Петербург.

Проблемы и решение

Основная проблема клиента - отсутствие инструмента для проведения инвентаризации остатков по малоценному имуществу, а также инвентаризации основных средств. 

Основное средство - это то, что внесено на баланс, и чем пользуется фирма для своих нужд: офисная техника, мебель, помещения. Малоценное имущество - оборудование и запасы, несущественные для бухучета, например, расходные материалы (моющие средства, инструменты, спецодежда).

До внедрения клиенту приходилось выгружать все позиции для учета из системы, распечатывать файл и вручную считать количество на складе/кухне. Затем эти данные вручную вносились обратно в систему для бухгалтерского учета всех средств. Это было долго, сложно и с ошибками.

Также у клиента была нетиповая конфигурация 1С, и она требовала доработки для эффективного проведения инвентаризации. 

Что сделано

Специалисты компании “Денвик” предложили клиенту автоматизировать этот процесс. Клиент сам мог выбрать, какое оборудование ему необходимо маркировать и учитывать на балансе фирмы. Были внедрены следующие процессы:

• Печать этикеток через  программное обеспечение Клеверенс. Этикетки  содержат наименование номенклатуры, ее инвентаризационный номер или, если таковой отсутствует, ее код, штрих код. 
• Правка типового документа в 1С “Инвентаризация товаров” для возможности заполнить документ учетными остатками по счету МЦ-04 и ответственному лицу.
• Изменена логика работы с документами на мобильном клиенте MobileSmarts: заказчику было удобно не только иметь возможность подсчитывать позиции, отсканировав штрих-код, но и путем выбора их из списка. Типовой функционал не позволяет это сделать.
• Выгрузка документа на терминал сбора данных для проведения инвентаризации.
• После завершения сбора информации по фактическим остаткам настроена выгрузка результата в документ 1С.

Результат работы

Теперь процесс подсчета оборудования стал полуавтоматическим и сильно упростился:

Такая автоматизация сильно ускоряет процесс учета и поиск нужной единицы оборудования. Ранее сотрудники создавали документ инвентаризации в 1С, распечатывали его и вносили вручную все данные по количеству оцениваемых активов. Потом бумажный документ несли в бухгалтерию, а бухгалтерия переносила его вручную в 1С. Теперь все автоматизировано с помощью ТСД и дополненной конфигурации 1С:Бухгалтерия ПРОФ 3.0.

Осталось всего пару моментов, которые проводятся вручную: выгрузка документа на ТСД и выгрузка в 1С результатов инвентаризации. Информация о выявленных излишках и недостачах фиксируется в документе и направляется в 1С. Бухгалтерия получает его и формирует стандартные отчеты по результатам инвентаризации с указанием выявленных отклонений между данными учета и количеством имеющегося по факту имущества.

Под проект было поставлено оборудование: ТСД iData i3, принтер этикеток Godex G500 U, лицензия на программный продукт Клеверенс Драйвер инвентаризации ОС для Бухгалтерии 3.0 ПРОФ.