Кассовый разрыв: что это такое и как его избежать
Кассовый разрыв – временная нехватка денежных средств на расчетном счету организации, которая мешает своевременно выполнять базовые операционные задачи. Т.е. организация не в состоянии произвести необходимые выплаты, например, заработную плату персоналу. Кассовый разрыв обусловлен дисбалансом денежных потоков. Это происходит, когда поступления за поставленные продукты или работы задерживаются дольше установленных сроков.
Кассовый разрыв – это ситуация, когда предприятие имеет прибыль на бумаге, но сталкивается с нехваткой реальных денег.
Что такое кассовый разрыв
Простыми словами кассовый разрыв – это временное несоответствие между прибылью и реальным наличием денег на счету для покрытия текущих расходов. Бизнес может быть в плюсе по отчетности, но испытывать нехватку средств для поддержания своей жизнедеятельности.
Не следует путать финансовый разрыв с дефицитом средств, вызванным убыточностью компании. Кассовый разрыв – это временное явление. При таком сценарии ожидается поступление денежных средств, которые позволят полностью вернуть финансы в баланс.
Операционные расходы – траты для поддержания основной деятельности предприятия. Т.е. это те деньги, которые уходят на то, чтобы бизнес мог работать изо дня в день.
Что входит в операционные расходы:
- Расходы на содержание: арендная плата, коммунальные платежи.
- Обязательства перед персоналом: оплата труда, связанные с ней страховые платежи.
- Производственные, операционные нужды: закупка сырья, ремонт оборудования.
- Доставка, продвижение: траты на доставку, рекламные кампании.
- Финансовые обязательства: выплаты по кредитам, займам.
- Взаимодействие с контрагентами: перечисление денег за работы, выполненные сторонними организациями.
- Административные издержки.
- Амортизационные отчисления: учет износа основных средств.
Причины кассовых разрывов
Чаще всего факторы, приводящие к нехватке денежных средств в кассе предприятия – это неверные финансовые решения или воздействие внешних негативных факторов:
-
Разница между тем, когда компания оплачивает свои счета, и тем, когда она получает деньги от клиентов. Небольшие компании часто платят поставщикам сразу или почти сразу, иногда даже вперед. А вот покупатели, наоборот, могут забрать товар сейчас, а заплатить позже. Получается, что бизнес «кредитует» своих клиентов дольше, чем получает кредиты от своих поставщиков. Этот временной разрыв создает ситуацию, когда денег на счете временно не хватает, хотя в целом бизнес прибыльный.
-
Отсутствие надлежащего финансового учета и планирования:
- Нет четкого плана: предприниматели часто не составляют подробный график, когда и какие деньги к ним поступят, а когда и сколько им нужно будет потратить (так называемый “график поступления, расходования денежных средств”).
- Плохое прогнозирование: доходы и расходы предсказываются неточно.
- Скрытые обязательства: платежи, такие как налоги или закупка новой партии товара, становятся неприятным сюрпризом.
- Риск ошибок: без планирования бюджета легко допустить ошибки. К тому же, не формируются необходимые резервы на случай непредвиденных обстоятельств.
-
Большое количество долгов, которые должны компании-клиенты, и проблемы с надежностью партнеров. Т.е. чтобы привлечь больше покупателей, организации часто предлагают им отсрочку платежа или возможность купить в рассрочку. В результате, на бумаге у компании вроде бы есть деньги (так как продажа состоялась), но фактически они еще не поступили на счет. Это дебиторская задолженность. Когда таких “бумажных” денег становится слишком много, у компании просто не хватает живых средств для текущих расходов. Если организация не проверяет своих контрагентов, и те оказываются ненадежными или неплатежеспособными, то долг, который они должны, может никогда не вернуться. В итоге, это также приводит к нехватке денег.
-
Сезонные колебания спроса. Многие отрасли подвержены сезонным изменениям спроса. Это приводит к нерегулярному поступлению выручки, в то время как постоянные расходы остаются неизменными. Такое происходит, если бизнес не формирует резервы в периоды высокого спроса для покрытия издержек в низкий сезон. Планирование с учетом сезонности важно: необходимо заблаговременно предусмотреть снижение поступлений, создать денежный запас на периоды спада.
-
Неоптимальные закупки, избыточные складские запасы. В малых и средних компаниях часто наблюдается ситуация, когда денежные средства «замораживаются» в товарно-материальных запасах. Распространенной ошибкой является закупка больших партий товаров без анализа текущего спроса. Средства инвестируются заблаговременно, однако доход поступает несвоевременно, что означает несвоевременное поступление выручки.
-
Неожиданные, крупные траты, которые не были запланированы:
- Сломалось оборудование. Если вдруг ломается важный станок или другая техника, приходится срочно искать деньги на его замену либо ремонт. Непредвиденные расходы могут привести к нехватке денег на текущие нужды.
- Цены резко выросли. Также причиной могут стать внезапные скачки стоимости сырья или материалов. Это может быть связано с инфляцией или изменением курса валют. Даже если компания планировала закупки, резкое подорожание может сделать прежние расчеты неверными, вызвать нехватку средств.
-
Налоговая нагрузка, смена налогового режима. Налоги, даже если их платят раз в квартал, часто составляют значительную часть оборота. Нередко организации забывают заранее откладывать часть доходов именно на уплату налогов. Если заранее не формировать “резерв”, то к моменту оплаты на счету может не оказаться нужной суммы.
-
Решения собственника, которые не согласованы с финансовым планом в малом бизнесе могут привести к тому, что деньги будут взяты из оборота на личные нужды. Если такой вывод денег не был запланирован, то может оказаться, что после этого у бизнеса не хватит средств на закупку сырья, зарплату или другие важные расходы. Когда собственник забирает большую сумму без учета финансового графика, компания теряет свою способность оперативно расплачиваться по долгам.
-
Помимо внутренних проблем на финансовую стабильность организации сильно повлиять могут внешние обстоятельства и кризисы. Вот какие факторы извне могут вызвать недостаток финансов:
- Снижение спроса. Если люди начинают меньше покупать, выручка компании резко падает.
- Потеря рынков сбыта. Например, из-за политических решений бизнес может лишиться возможности продавать свою продукцию в других странах.
- Санкции. Запрет на экспорт или импорт способен нарушить цепочки поставок и продаж.
- Заморозка финансов. Деньги, которые хранятся за границей, могут быть заморожены.
- Удорожание кредитов. Когда процентная ставка повышается, брать заемные средства становится дороже, что негативно сказывается на бюджете.
Последствия кассового разрыва
- Уход ценных сотрудников. Задержки с зарплатой негативно сказываются на моральном духе работников. Не все готовы ждать, и это может привести к потере квалифицированных специалистов.
- Ухудшение имиджа. Если компания не выполняет свои обязательства в срок, партнеры могут посчитать ее ненадежной, что затруднит сохранение текущих деловых отношений и выход на новые рынки.
- Штрафы и пени. Задолженность по счетам способна привести к денежным проблемам, что еще больше усугубит финансовое положение.
- Упущенная выгода. Прекращение производственных процессов из-за недостаточного финансирования ведет к прямым убыткам. Помимо этого, есть еще и косвенные потери, которые могут оказаться катастрофическими для компании, – например, потеря клиентов или упущенные возможности для развития.
Как не допустить кассовых разрывов: простые шаги для бизнеса
Создайте “финансовую подушку”:
- Регулярно откладывайте процент от прибыли.
- Эта сумма должна быть достаточной, чтобы компания могла функционировать до полугода без получения выручки.
Четко планируйте платежи:
- Планируйте сроки оплаты для всех участников сделки.
- Прилагайте эти графики к договорам.
- Фиксируйте сроки ожидаемых доходов и расходов. Это позволит анализировать денежные потоки и прогнозировать возможные финансовые разрывы.
Обезопасьте себя от задержек платежей:
- Укажите в договорах штраф за каждый день просрочки платежа.
- Обсудите с контрагентами удобный график платежей.
Применяйте современные инструменты:
-
Используйте таблицы и сервисы с функцией платежного календаря. Это позволит эффективно учитывать денежные поступления и траты, расставлять приоритеты трат и отслеживать информацию по разным группам, выявляя возможный недостаток финансов.
Внедрите электронный документооборот:
- Автоматизация обмена документами ускоряет получение платежей от клиентов.
- Документооборот в электронном виде также помогает быстро выявлять ошибки при оплате счетов.
- Специалисты по финансам могут проанализировать текущие процессы в вашей компании.
- Они предложат индивидуальные варианты для снижения вероятности возникновения финансовых проблем.
Что не нужно делать при финансовом разрыве
- Не повышайте цены. Слишком высокие цены могут отпугнуть покупателей, и вы потеряете продажи.
- Не спешите продавать имущество. Продажа оборудования или других активов может помочь закрыть дыру в бюджете, но есть риск продешевить, снизить качество продукции или сорвать поставку, если продать что-то важное.
- Не снижайте цены резко. Слишком большая скидка может негативно отразиться на вашей деятельности и привести к убыткам в долгосрочной перспективе.
Как посчитать кассовый разрыв
Чтобы понять, столкнулась ли компания с кассовым разрывом или нет, можно воспользоваться простой формулой:
Итоговый остаток денег = Начальный остаток + Все поступления - Все расходы
Где:
- Начальный остаток: сколько денег было на счету в начале периода.
- Все поступления: сколько денег пришло на счет за указанный промежуток времени (от клиентов, например).
- Все расходы: сколько средств потрачено за указанный временной промежуток (на выплату зарплаты, оплату услуг поставщиков и т.д.).
- Было на начало месяца: 200 000 рублей
- Должны были поступить от клиентов: 2 000 000 рублей.
- Фактически поступили от клиентов: 1 200 000 рублей. (остальные попросили отсрочку).
- Расходы за месяц: 1 600 000 рублей.
200 000 (было) + 1 200 000 (пришло) - 1 600 000 (потратили) = - 200 000
В итоге, у компании кассовый разрыв составил 200 000 рублей. Это значит, что если бы клиенты заплатили всю сумму сразу, то дефицита денег бы не возникло.
Анализ вероятности кассового разрыва в 1С:УНФ
Основная причина, по которой у компаний возникают проблемы с деньгами, – это недостаточное планирование и несбалансированное управление финансами. Важно точно знать, сколько денег у вас есть сейчас, сколько ожидается поступлений в ближайшие недели или месяцы, и сколько нужно будет потратить.
Это можно сделать в 1С:УНФ (управление нашей фирмой) с помощью платежного календаря. Этот инструмент помогает наглядно увидеть, сколько денег будет на счету в любой нужный вам день. Данные можно распределить по разным местам хранения – например, по кассам и расчетным счетам.
Если на определенную дату запланировано больше расходов, чем ожидается поступлений, это означает прогнозируемый кассовый разрыв. В платежном календаре такой разрыв будет показан как отрицательное число.
Этот инструмент находится во вкладке “Деньги” - > “Платежный календарь”.
Видя отрицательный баланс заранее, можно быстро принять меры – например, найти дополнительные источники финансирования или перенести какие-то расходы. Это поможет всегда держать финансовые потоки под контролем. Если у вас остались вопросы по кассовым разрывам, оставляйте заявку. Наши менеджеры вас подробно проконсультируют.
Получить консультациюВнедрения
Услуги
1С: Комплексная автоматизация - решение для создания единой системы, объединяющей выполнение основных задач и ведение учета предприятия.
Профессиональные консультации по продуктам 1С в Керчи от опытных специалистов.
Программа 1С: УТ предназначена для автоматизации оперативного и управленческого учета. С ее помощью вы сможете управлять продажами, закупками и запасами, а также повысить контроль за финансовыми показателями.
Автоматизируйте учет товаров и ключевые бизнес-процессы в магазине с программой 1С: Розница
Оптимизируем бизнес-процессы склада с помощью программных продуктов 1С. Решение подойдет для небольших складов, так как предполагает только базовую автоматизацию с минимумом дополнительного оборудования
Выполняем оптимизацию типовых конфигураций 1С под специфику деятельности компании. Собственный штат программистов и гарантированные сроки выполнения работ.
